Faktury to kluczowy element prowadzenia działalności gospodarczej. Czasami jednak zdarza się, że dokument zostaje zgubiony lub uszkodzony. W takich przypadkach konieczne jest wystawienie duplikatu faktury. Jakie są zasady dotyczące tego procesu i kto może się o niego ubiegać?
Czym jest duplikat faktury?
Duplikat faktury to kopia oryginalnej faktury, którą wystawia sprzedawca lub usługodawca na wniosek nabywcy. Jest to legalny dokument księgowy, który ma taką samą wartość jak oryginał i może być używany do rozliczeń podatkowych.
Kiedy można wystawić duplikat faktury?
Przedsiębiorca może wystawić duplikat faktury w przypadku:
- zgubienia oryginału przez nabywcę lub sprzedawcę,
- zniszczenia faktury,
- potrzeby ponownego udokumentowania transakcji np. w przypadku kontroli skarbowej.
Ważne jest, aby duplikat zawierał te same dane co oryginalny dokument, z dodatkową adnotacją „Duplikat” oraz datą jego wystawienia.
Jak uzyskać duplikat faktury?
Procedura jest stosunkowo prosta. Wystarczy:
- Skontaktować się ze sprzedawcą lub wystawcą faktury i zgłosić prośbę o duplikat.
- Wskazać numer i datę pierwotnej faktury, aby ułatwić odnalezienie dokumentu.
- Otrzymać duplikat, który może być dostarczony w formie papierowej lub elektronicznej, w zależności od polityki firmy.
Czy duplikat faktury różni się od oryginału?
Nie, duplikat faktury ma taką samą moc prawną jak oryginał. Jego wystawienie nie powoduje zmiany daty sprzedaży ani obowiązku podatkowego. Jest on traktowany tak samo w ewidencji księgowej i podatkowej.
Ważne kwestie związane z przechowywaniem faktur
Zgodnie z przepisami, przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania faktur przez 5 lat od końca roku, w którym nastąpiła transakcja. Dlatego warto zadbać o bezpieczne archiwizowanie dokumentów, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Duplikat faktury to praktyczne rozwiązanie, które pozwala na szybkie odzyskanie utraconego dokumentu bez komplikacji prawnych. Warto jednak pamiętać o odpowiednim przechowywaniu faktur, aby uniknąć potrzeby ich duplikowania.