Tytuł: Diety zagraniczne i krajowe 2025 – najnowsze kwoty, przepisy i praktyczne przykłady rozliczeń
Data publikacji: 24 października 2025
Data ostatniej aktualizacji: 24 października 2025
Autor: Anna Lisowska
Rok 2025 przynosi kolejne zmiany w rozliczaniu diet krajowych i zagranicznych. Nowe przepisy dotyczące podróży służbowych mają wpływ nie tylko na pracowników etatowych, lecz także na przedsiębiorców, freelancerów czy osoby zatrudnione na kontraktach menedżerskich. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wprowadziło aktualizację stawek, które obowiązują od 1 stycznia 2025 roku.
Nowe regulacje mają na celu urealnienie kosztów podróży i dostosowanie ich do wzrostu cen żywności i zakwaterowania – zarówno w Polsce, jak i za granicą. Zmiany dotyczą m.in. wysokości diety krajowej, limitów noclegowych oraz zasad przeliczania walut dla podróży zagranicznych.
W artykule znajdziesz:
- aktualne stawki diet krajowych i zagranicznych na 2025 rok,
- przykłady praktycznych rozliczeń,
- omówienie zmian w przepisach,
- interpretacje urzędowe i najczęstsze błędy w rozliczeniach,
- wskazówki dla przedsiębiorców i księgowych.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak przygotować się na nowe zasady rozliczania podróży służbowych w 2025 roku.
Spis treści
- Wprowadzenie do zmian w 2025 roku
- Nowe stawki diet krajowych w 2025 roku
- Diety zagraniczne 2025 – aktualne kwoty dla wybranych państw
- Zasady rozliczania podróży służbowych – krajowych i zagranicznych
- Przykłady rozliczeń – krok po kroku
- Najczęstsze błędy w rozliczaniu diet
- Podróże hybrydowe i praca zdalna za granicą – jak liczyć diety
- Podsumowanie i rekomendacje ekspertów
Wprowadzenie do zmian w 2025 roku
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje nowelizacja rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych. Wysokość diet została dostosowana do rosnących kosztów utrzymania, a także do zróżnicowania standardów w poszczególnych krajach. Dla pracodawców oznacza to konieczność aktualizacji polityki delegacji, a dla księgowych – zmianę w ewidencji kosztów.
Nowe przepisy kładą większy nacisk na transparentność rozliczeń i dokładność dokumentacji podróży, zwłaszcza w kontekście elektronicznych ewidencji czasu pracy oraz systemów ERP.
Nowe stawki diet krajowych wv 2025 roku
Od stycznia 2025 roku wysokość diety krajowej wynosi 50 zł za dobę podróży służbowej. To wzrost o 5 zł w porównaniu do roku poprzedniego.
Dieta krajowa przysługuje za każdy dzień podróży służbowej i obejmuje rekompensatę kosztów wyżywienia. Wysokość diety zależy od czasu trwania podróży:
- do 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – 50% diety (25 zł),
- powyżej 12 godzin – pełna dieta (50 zł).
Limit na nocleg wynosi obecnie 800 zł, a ryczałt za nocleg – 150 zł.
Zmiana stawek była konieczna ze względu na inflację oraz wzrost kosztów usług hotelowych i gastronomicznych.
Diety zagraniczne 2025 – aktualne kwoty dla wybranych państw
Diety zagraniczne różnią się w zależności od kraju docelowego. W 2025 roku obowiązują zaktualizowane stawki określone w rozporządzeniu ministra. Poniżej prezentujemy wybrane przykłady:
| Państwo | Stawka diety | Limit noclegu |
|---|---|---|
| Niemcy | 60 EUR | 180 EUR |
| Francja | 65 EUR | 200 EUR |
| Wielka Brytania | 55 GBP | 170 GBP |
| Czechy | 45 EUR | 140 EUR |
| USA | 70 USD | 250 USD |
Dieta obejmuje koszty wyżywienia, natomiast wydatki na noclegi rozliczane są osobno – na podstawie faktur lub ryczałtem.
Zasady rozliczania podróży służbowych – krajowych i zagranicznych
Rozliczenie podróży służbowej powinno uwzględniać:
- czas rozpoczęcia i zakończenia delegacji,
- liczbę dni i godzin,
- walutę rozliczenia,
- koszty transportu i zakwaterowania,
- pomniejszenia diety o zapewnione posiłki (śniadanie 25%, obiad 50%, kolacja 25%).
W przypadku wyjazdów zagranicznych kluczowe jest zastosowanie kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie.
Pracownik ma obowiązek złożyć rozliczenie podróży służbowej w ciągu 14 dni od jej zakończenia, dołączając rachunki, bilety i inne dokumenty potwierdzające poniesione wydatki.
Przykłady rozliczeń – krok po kroku
Przykład 1 – podróż krajowa
Pracownik odbył podróż z Warszawy do Gdańska, trwającą 14 godzin (od 7:00 do 21:00).
- Czas trwania: powyżej 12 godzin → pełna dieta 50 zł
- Zapewniony obiad: -50% diety (25 zł)
Kwota do wypłaty: 25 zł
Przykład 2 – podróż zagraniczna (Berlin)
Podróż trwała 3 dni, zapewniono 2 śniadania.
- 3 × 60 EUR = 180 EUR
- Pomniejszenie o 2 × 25% (30 EUR)
Do wypłaty: 150 EUR
Najczęstsze błędy w rozliczaniu diet
- Naliczenie diety mimo zapewnionych posiłków.
- Brak przeliczenia waluty zgodnie z kursem NBP.
- Błędne określenie czasu podróży (np. pominięcie godzin granicznych).
- Nieuzasadnione naliczanie ryczałtu za nocleg mimo posiadania faktury hotelowej.
- Rozliczanie kosztów podróży bez potwierdzeń dokumentowych.
Uniknięcie tych błędów pozwala na bezpieczne rozliczenie i uniknięcie sporów z ZUS lub urzędem skarbowym.
Podróże hybrydowe i praca zdalna za granicą – jak liczyć diety
W dobie pracy zdalnej coraz częściej pojawia się problem tzw. podróży hybrydowych, czyli połączenia delegacji z pracą online.
Zgodnie z interpretacjami Ministerstwa Finansów, o podróży służbowej można mówić tylko wtedy, gdy miejsce wykonywania pracy różni się od miejsca określonego w umowie.
W przypadku pracy zdalnej z zagranicy nie zawsze przysługuje dieta – decyduje o tym cel wyjazdu i polecenie służbowe.
Podsumowanie i rekomendacje ekspertów
Rok 2025 przynosi urealnienie stawek diet krajowych i zagranicznych, co jest odpowiedzią na sytuację ekonomiczną w Europie. Dla pracodawców oznacza to konieczność aktualizacji wewnętrznych regulaminów delegacji oraz dostosowanie systemów kadrowo-księgowych.
Eksperci zalecają:
- regularne aktualizowanie stawek w systemach księgowych,
- szkolenia dla pracowników działów HR i księgowości,
- prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej,
- dokumentowanie każdej podróży służbowej w sposób szczegółowy i zgodny z przepisami.
Nowe przepisy są bardziej przejrzyste, ale też bardziej wymagające – zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla pracowników. Odpowiednia wiedza i rzetelność w rozliczeniach mogą jednak znacznie ograniczyć ryzyko błędów i kontroli skarbowych.