Wielu przedsiębiorców i księgowych zastanawia się, jak w świetle aktualnych przepisów prawidłowo rozliczyć stratę z lat ubiegłych poprzez jej pokrycie z zysków lat przyszłych. Choć mechanizm ten jest znany od lat, zmieniające się interpretacje podatkowe i nowelizacje ustawy o rachunkowości sprawiają, że temat wciąż budzi wiele pytań.
W niniejszym artykule wyjaśniamy krok po kroku, jak wygląda zaksięgowanie pokrycia straty z zysków lat przyszłych, jakie zapisy księgowe należy zastosować, jak dokumentować decyzję wspólników oraz jak uniknąć błędów, które mogą skutkować zastrzeżeniami ze strony audytora czy organów podatkowych.
W artykule przeczytasz m.in. o:
- aktualnych zasadach i podstawach prawnych pokrywania straty z przyszłych zysków,
- najczęstszych błędach księgowych i interpretacyjnych,
- praktycznych przykładach księgowań krok po kroku,
- konsekwencjach podatkowych i bilansowych,
- wzorze uchwały o pokryciu straty.
Czytaj więcej…
Spis treści
- Podstawy prawne pokrywania straty z zysków lat przyszłych
- Na czym polega pokrycie straty z przyszłych zysków – istota zagadnienia
- Uchwała o pokryciu straty – wymogi formalne
- Zaksięgowanie pokrycia straty – zasady i przykłady
- Pokrycie straty w spółce z o.o. i akcyjnej – różnice w ujęciu księgowym
- Konsekwencje podatkowe i bilansowe pokrywania straty
- Najczęstsze błędy i dobre praktyki
- Podsumowanie i rekomendacje dla praktyków
Podstawy prawne pokrywania straty z zysków lat przyszłych
Zgodnie z ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r., poz. 120 z późn. zm.) jednostka gospodarcza ma obowiązek wykazania wyniku finansowego netto w rachunku zysków i strat oraz ujęcia go w bilansie. W przypadku poniesienia straty, należy określić sposób jej pokrycia.
Jednym z dopuszczalnych sposobów jest pokrycie jej z zysków przyszłych okresów. Oznacza to, że spółka nie przenosi ciężaru straty na wspólników ani kapitały zapasowe, lecz czeka, aż w kolejnych latach wypracuje dodatni wynik finansowy, który pozwoli na jej kompensację.
Podstawą prawną do takiego działania jest:
- art. 53 ust. 3 ustawy o rachunkowości,
- art. 231 § 2 pkt 2 Kodeksu spółek handlowych (dla spółek z o.o.),
- art. 395 § 2 pkt 2 KSH (dla spółek akcyjnych).
Na czym polega pokrycie straty z przyszłych zysków – istota zagadnienia
Pokrycie straty z przyszłych zysków jest rozwiązaniem, które umożliwia zachowanie stabilności finansowej spółki i uniknięcie konieczności natychmiastowego zmniejszania kapitałów własnych. W praktyce oznacza to, że strata pozostaje wykazana na koncie 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” do momentu, aż kolejne lata przyniosą zysk.
Wówczas część tego zysku – zgodnie z uchwałą zgromadzenia wspólników – zostaje przeznaczona na pokrycie straty z lat ubiegłych.
Mechanizm ten ma szczególne znaczenie w przypadku spółek, które w danym momencie przechodzą restrukturyzację, rozwój lub inwestycje kapitałowe – czyli czasowo wykazują stratę, mimo stabilnej sytuacji ekonomicznej.
Uchwała o pokryciu straty – wymogi formalne
Decyzja o pokryciu straty musi być zatwierdzona uchwałą organu właścicielskiego, najczęściej zgromadzenia wspólników. Uchwała powinna zawierać:
- wysokość straty do pokrycia,
- wskazanie źródła jej pokrycia (np. z zysku za rok 2025 lub przyszłych lat),
- termin i tryb rozliczenia,
- podpisy członków organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe.
Uchwałę tę należy dołączyć do dokumentacji rocznego sprawozdania finansowego i przechowywać wraz z księgami rachunkowymi przez co najmniej 5 lat.
Zaksięgowanie pokrycia straty – zasady i przykłady
W momencie podjęcia uchwały o pokryciu straty z przyszłych zysków nie wykonuje się żadnego zapisu księgowego. Dopiero w chwili, gdy spółka osiągnie zysk, dokonuje się przeksięgowania odpowiedniej kwoty.
Przykład 1:
Spółka X w roku 2024 poniosła stratę w wysokości 120 000 zł. W roku 2025 wypracowała zysk netto 150 000 zł. Zgromadzenie wspólników podjęło uchwałę, że 120 000 zł zostanie przeznaczone na pokrycie straty z roku 2024.
Księgowanie:
- Wn 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” – 120 000 zł
- Ma 860 „Wynik finansowy netto” – 120 000 zł
Pozostała kwota zysku (30 000 zł) może zostać przeznaczona na kapitał zapasowy lub wypłatę dywidendy.
Przykład 2:
Spółka Y w roku 2023 miała stratę 80 000 zł, a w roku 2025 osiągnęła zysk 50 000 zł. Wspólnicy podjęli decyzję o częściowym pokryciu straty.
Księgowanie:
- Wn 820 – 50 000 zł
- Ma 860 – 50 000 zł
Pozostała strata 30 000 zł pozostaje niepokryta do kolejnych lat.
Pokrycie straty w spółce z o.o. i akcyjnej – różnice w ujęciu księgowym
W obu typach spółek mechanizm jest podobny, ale różni się formalny tryb podejmowania uchwały oraz wpływ na kapitały własne.
W spółce z o.o. decyzja zapada na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników, natomiast w spółce akcyjnej – na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy.
Spółki akcyjne częściej korzystają z kapitału zapasowego lub rezerwowego do pokrycia straty, natomiast mniejsze spółki z o.o. częściej decydują się na pokrycie jej z przyszłych zysków, by nie naruszać bieżącej struktury kapitałowej.
Konsekwencje podatkowe i bilansowe pokrywania straty
Z punktu widzenia podatku dochodowego, pokrycie straty z przyszłych zysków nie powoduje skutków podatkowych – nie stanowi kosztu uzyskania przychodu ani przychodu podatkowego.
Należy jednak pamiętać, że strata podatkowa i strata bilansowa to dwa odrębne pojęcia. Strata podatkowa może być rozliczana w kolejnych pięciu latach (zgodnie z art. 7 ust. 5 ustawy o CIT), podczas gdy strata bilansowa ujmowana jest w księgach rachunkowych i rozliczana w oparciu o decyzje właścicieli.
Najczęstsze błędy i dobre praktyki
Najczęstsze błędy:
- błędne ujęcie pokrycia straty przed formalnym osiągnięciem zysku,
- brak odpowiedniej uchwały zgromadzenia wspólników,
- mylenie straty bilansowej ze stratą podatkową,
- księgowanie pokrycia na nieprawidłowych kontach.
Dobre praktyki:
- dokumentowanie każdej decyzji o pokryciu straty w protokole zgromadzenia,
- regularna analiza struktury kapitałów własnych,
- konsultacja z audytorem przed zatwierdzeniem sprawozdania,
- zachowanie zgodności między księgami rachunkowymi a deklaracjami podatkowymi.
Podsumowanie i rekomendacje dla praktyków
Pokrycie straty z zysków lat przyszłych to rozwiązanie bezpieczne i zgodne z prawem, o ile jest właściwie udokumentowane i zaksięgowane. Przedsiębiorstwa, które planują takie działanie, powinny upewnić się, że:
- mają uchwałę właścicieli,
- księgowania są wykonane zgodnie z zasadą memoriału,
- ewidencja odzwierciedla rzeczywiste decyzje finansowe.
Dzięki odpowiedniemu podejściu i znajomości zasad można uniknąć błędów, które w praktyce księgowej wciąż pojawiają się dość często. Warto również śledzić bieżące interpretacje Ministerstwa Finansów i Krajowego Standardu Rachunkowości nr 7, które mogą precyzować sposób ujęcia strat i ich kompensacji.